Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad explica cómo CovCyber Institute («CovCyber», el «Instituto» o la «Plataforma») recopila, utiliza y protege la información cuando usted interactúa con nuestra plataforma de formación, evaluación, mentoría y servicios profesionales. Se aplica a estudiantes y solicitantes, mentores, usuarios de socios empleadores, usuarios de organizaciones de desarrollo de la fuerza laboral («WDO») en régimen de inquilino (tenant) y otros visitantes en las jurisdicciones donde la Plataforma es accesible, sujeta a las leyes locales aplicables.

1. Quién opera este servicio

La Plataforma es operada por CovCyber Institute (junto con sus filiales, directivos, administradores, empleados y agentes, «nosotros» o «nuestro»). Las referencias a «usted» o «su» designan al usuario individual de la Plataforma y, cuando corresponda, a la organización que representa.

Para la mayoría de los datos personales tratados a través de la Plataforma, CovCyber actúa como responsable de tratamiento independiente, lo que significa que determinamos los fines y los medios del tratamiento de sus datos personales cuando usted interactúa directamente con la Plataforma.

Cuando se accede a la Plataforma a través de un subportal de un WDO en régimen de inquilino, la organización WDO puede actuar como responsable independiente o conjunto de los datos personales que ella, su personal o sus gestores de casos presenten en nombre de los participantes (por ejemplo, información de elegibilidad del programa, notas de gestión de casos, registros de derivación o datos de reporte de resultados). En esos casos, el aviso de privacidad propio del WDO y cualquier acuerdo firmado de intercambio de datos entre CovCyber y el WDO se aplican además de esta Política.

En casos limitados en los que tratamos datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas de un cliente o socio (por ejemplo, cuando un socio empleador utiliza la Plataforma para cargar información sobre sus propios candidatos, o un WDO nos instruye a tratar registros de casos específicos en su nombre), podemos actuar como encargado del tratamiento (o término equivalente en virtud del derecho aplicable). En esos casos, nuestro tratamiento se rige además por las condiciones de tratamiento de datos del acuerdo aplicable con ese cliente o socio.

2. Información que recopilamos

La información que recopilamos depende de cómo utilice la Plataforma. De manera general, podemos recopilar las siguientes categorías de datos:

Información de cuenta y de perfil: Su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal, fecha de nacimiento, pronombres preferidos (opcional), organización o empleador, cargo o función, y otros datos básicos de perfil cuando crea o gestiona una cuenta.
Información de solicitud y elegibilidad: Información que usted presenta al solicitar un programa, incluidos antecedentes educativos, historial laboral, currículum, preferencias de programa, objetivos, detalles de elegibilidad WIOA cuando corresponda, condición de veterano, condición de trabajador desplazado y cualquier información demográfica exigida por programas de fuerza laboral financiados.
Datos de evaluación y aprendizaje: Sus respuestas, puntuaciones y progreso en evaluaciones de selección, trabajo de curso, laboratorios, cuestionarios y certificaciones, incluido el contenido entregado a través de nuestro sistema de gestión de aprendizaje de terceros (TalentLMS).
Datos de sesiones de mentoría y comunicaciones: Metadatos y, cuando usted o su mentor consientan expresamente, grabaciones o transcripciones de sesiones de mentoría realizadas a través de nuestro proveedor de video (Agora), además de mensajes de chat, tickets de soporte, comentarios administrativos y otras comunicaciones que intercambie a través de la Plataforma.
Datos de accesibilidad y adaptaciones: Información que usted proporciona voluntariamente al solicitar adaptaciones o apoyo de accesibilidad, tratada conforme a las leyes aplicables de discapacidad, privacidad y confidencialidad.
Datos de autenticación y seguridad: Marcas de tiempo de inicio de sesión, factores de autenticación (por ejemplo, metadatos de inscripción de autenticación multifactor), identificadores de sesión, dirección IP y registros de seguridad relacionados utilizados para ayudar a proteger su cuenta y nuestros sistemas.
Datos transaccionales: Información de alto nivel sobre matrícula, depósitos, planes de pago en cuotas, reembolsos y otros pagos procesados por nuestro proveedor de pagos tercero (Stripe), como importes, monedas, estado del plan y estado del pago. No almacenamos números completos de tarjetas de pago en la Plataforma.
Datos de servicios profesionales y empleo: Información relacionada con la búsqueda de empleo, presentaciones a empleadores, resultados de entrevistas, ofertas, colocaciones, salarios iniciales y estado de empleo posterior al programa, parte de la cual puede ser requerida por obligaciones de reporte del programa.
Datos de uso y dispositivo: Registros técnicos y análisis limitados tales como tipo de navegador, características del dispositivo, sistema operativo, URL de referencia, páginas vistas, marcas de tiempo y otra información de diagnóstico utilizada para supervisar la fiabilidad, el rendimiento y la seguridad.
Comunicaciones: Contenido de los mensajes que nos envía por correo electrónico, el formulario de contacto dentro de la Plataforma u otros canales, y comunicaciones relacionadas sobre su solicitud, matrícula, cursos, sesiones de mentoría y solicitudes de soporte.

Además de la información que usted proporciona directamente y de los datos generados por su uso de la Plataforma (como los registros), también podemos recibir datos personales limitados sobre usted de:

Organizaciones WDO que lo derivan a un programa o cargan datos de elegibilidad, matrícula o gestión de casos sobre usted;
Socios empleadores que lo invitan a presentarse, lo presentan como candidato o proporcionan comentarios tras entrevistas o colocaciones;
Proveedores terceros como servicios de identidad, autenticación y pago, que pueden confirmar información como el inicio de sesión correcto, el estado de verificación de identidad o el resultado del pago; y
Agencias gubernamentales de fuerza laboral o financiadores del programa, cuando el intercambio de datos sea requerido o autorizado por ley para la elegibilidad de subvenciones o la verificación de resultados.

Utilizamos esta información únicamente para los fines descritos en esta Política de Privacidad y sujeta a cualquier limitación contractual aplicable.

3. Cómo utilizamos su información

Utilizamos la información que recopilamos para fines que incluyen:

Operar, mantener y mejorar la Plataforma y sus funcionalidades de aprendizaje, evaluación, mentoría y servicios profesionales.
Crear y gestionar su cuenta, verificar su identidad, autenticarlo y ayudar a mantener la Plataforma segura.
Procesar solicitudes, evaluar los resultados de evaluaciones de selección, asignarlo a una cohorte o programa adecuado y gestionar la matrícula y el progreso del programa.
Entregar cursos y laboratorios, hacer seguimiento del progreso de aprendizaje, emitir certificaciones y coordinar sesiones de mentoría.
Proporcionar servicios profesionales, incluida la vinculación con oportunidades de socios empleadores, la facilitación de presentaciones y entrevistas, y el apoyo a la colocación laboral.
Comunicarnos con usted sobre su solicitud, matrícula, cursos, horario, sesiones de mentoría, facturas y solicitudes de soporte.
Responder a solicitudes de adaptaciones y accesibilidad, y apoyar el éxito, la retención y el bienestar del estudiante.
Usar un flujo limitado de selección asistida por IA (proporcionado por OpenAI) para ayudar a revisar y resumir respuestas de solicitud y evaluación; los revisores humanos siguen siendo responsables de las decisiones de admisión.
Cumplir con obligaciones de reporte de programa, cumplimiento normativo, administración de subvenciones y auditoría, incluidos los requisitos de WIOA y otros programas federales o estatales de fuerza laboral, y las obligaciones correspondientes frente a los WDO inquilinos y financiadores.
Detectar, investigar y prevenir incidentes, abusos, fraude, deshonestidad académica, acoso y amenazas de seguridad.
Cumplir con obligaciones legales, hacer cumplir nuestros Términos del Servicio, y proteger nuestros derechos y los de nuestros estudiantes, personal, mentores y socios.
Realizar análisis internos y evaluación del programa de manera respetuosa con la privacidad.

No utilizamos sus datos personales para tomar decisiones basadas exclusivamente en medios automatizados que produzcan efectos jurídicos o efectos significativos similares sobre usted (por ejemplo, no utilizamos la toma de decisiones totalmente automatizada para aprobar o denegar la admisión, determinar la matrícula o terminar la inscripción). Las herramientas asistidas por IA pueden ayudar a organizar o resumir información, pero la revisión humana significativa sigue formando parte de cualquier decisión sustancial. Si introducimos tales funcionalidades en el futuro, actualizaremos esta Política de Privacidad y, cuando la ley lo exija, le proporcionaremos información y opciones adicionales.

4. Bases jurídicas del tratamiento

Cuando el derecho aplicable (como el Reglamento General de Protección de Datos de la UE/EEE/Reino Unido, «RGPD») exige una base jurídica para el tratamiento, generalmente nos basamos en una o más de las siguientes:

Contrato: Tratamiento necesario para proporcionar la Plataforma y los servicios educativos relacionados en virtud de nuestro acuerdo con usted o con la organización que lo matriculó, incluyendo solicitud, matrícula, entrega de cursos, sesiones de mentoría, evaluaciones y servicios profesionales.
Intereses legítimos: Tratamiento necesario para nuestros intereses comerciales legítimos, tales como asegurar la Plataforma, mejorar los programas, apoyar el éxito del estudiante, prevenir abusos y realizar evaluación del programa, siempre que esos intereses no prevalezcan sobre sus derechos e intereses.
Obligación legal: Tratamiento necesario para cumplir con leyes, reglamentos y solicitudes legítimas de autoridades públicas aplicables, incluidas las obligaciones de reporte de programas de fuerza laboral, como las previstas en la Workforce Innovation and Opportunity Act (WIOA) y en las normas estatales correspondientes.
Consentimiento: Cuando la ley lo exija (por ejemplo, ciertos tipos de comunicaciones opcionales, datos sensibles o de categoría especial, grabación de sesiones de mentoría o cookies no esenciales), podemos basarnos en su consentimiento. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte al tratamiento realizado antes de la retirada.
Interés vital o público: En casos limitados, el tratamiento puede ser necesario para proteger los intereses vitales de alguien o para cumplir una misión de interés público, como responder a una emergencia de seguridad o cooperar con auditorías gubernamentales lícitas del programa.

No vendemos su información personal. Podemos compartir información en las siguientes situaciones:

Infraestructura y alojamiento — Supabase: Nuestra infraestructura principal de base de datos, autenticación y almacenamiento está alojada con Supabase, que trata los datos en nuestro nombre en virtud de cláusulas de tratamiento de datos adecuadas.
Gestión del aprendizaje — TalentLMS: El contenido del curso, el progreso, la finalización y los datos de certificación se entregan y registran a través de TalentLMS, nuestro sistema de gestión de aprendizaje de terceros.
Mentoría por video — Agora: Las sesiones en vivo de mentoría por video, las reuniones de coaching y las interacciones similares en tiempo real se realizan a través de Agora; los metadatos de sesión y, con consentimiento, las grabaciones pueden tratarse a través de la infraestructura de Agora.
Selección asistida por IA — OpenAI: Algunas herramientas de revisión de solicitudes, resumen de evaluaciones y moderación de contenido utilizan las API de OpenAI. Los datos enviados a estas herramientas se limitan a lo necesario para la tarea específica, y nos basamos en los términos de tratamiento empresarial de OpenAI, que restringen el uso de los datos para el entrenamiento del modelo.
Pagos — Stripe: La matrícula, los depósitos, los planes de pago en cuotas y otros pagos son procesados por Stripe. Stripe tiene su propia política de privacidad y términos aplicables a su información de pago.
Otros prestadores de servicios: Proveedores cuidadosamente seleccionados que prestan servicios de entrega de correo electrónico, registro, supervisión de errores, análisis, herramientas de soporte al cliente y otros servicios operativos, actuando como encargados del tratamiento en virtud de acuerdos adecuados.
Organizaciones WDO inquilinas: Cuando usted accede a la Plataforma a través de un subportal de WDO o es derivado a un programa por un WDO, compartimos los datos pertinentes de solicitud, elegibilidad, matrícula, progreso y resultados con ese WDO como responsable independiente o conjunto para fines de gestión de casos y administración del programa.
Socios empleadores: Con su conocimiento y, cuando se requiera, su consentimiento, podemos compartir información pertinente de currículum y perfil, resultados del programa y estado de entrevista con socios empleadores para fines de vinculación de candidatos, colocación laboral y reclutamiento.
Agencias gubernamentales y de fuerza laboral: Cuando lo exijan la ley, un acuerdo de subvención o las normas de WIOA y programas similares de fuerza laboral, compartimos datos de participantes, elegibilidad y resultados con agencias federales, estatales y locales de fuerza laboral, financiadores del programa y sus auditores.
Aspectos legales y de seguridad: Cuando consideremos que la divulgación es necesaria para cumplir con la ley, la normativa, un proceso legal o una solicitud gubernamental válida; para hacer cumplir nuestros Términos del Servicio; para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de CovCyber, nuestros estudiantes, personal u otros; o para detectar, prevenir y abordar problemas de fraude, seguridad o técnicos.
Transferencias de empresa: En el marco de una fusión, adquisición, reorganización o venta de activos, cuando la ley lo permita y sujeto a las salvaguardas adecuadas, incluida la notificación cuando sea necesaria.

6. Transferencias internacionales de datos

La Plataforma se opera principalmente desde Estados Unidos y almacena datos en ese país. Sin embargo, su información también puede tratarse en otros países donde se encuentren nuestros prestadores de servicios o personal de soporte (por ejemplo, cuando un subencargado opera infraestructura o centros de soporte fuera de EE. UU.). En consecuencia, su información puede transferirse a través de fronteras y tratarse en jurisdicciones que pueden no ofrecer el mismo nivel de protección de datos que su país de origen.

Cuando el derecho aplicable lo exija, adoptamos medidas para ayudar a proteger dichas transferencias, por ejemplo mediante salvaguardas contractuales apropiadas (como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o el anexo de transferencia internacional de datos del Reino Unido), basándonos en marcos de adecuación reconocidos cuando estén disponibles y limitando el acceso a los datos personales al personal y prestadores de servicios que los necesiten para fines comerciales legítimos.

7. Información y derechos regionales

7a. Usuarios en Estados Unidos

Varias leyes estatales de EE. UU., incluidas la California Consumer Privacy Act en su versión modificada («CCPA/CPRA») y leyes similares en Colorado, Connecticut, Utah, Virginia y otros estados, otorgan a los residentes derechos específicos sobre su información personal. Según su estado, puede disponer de derechos tales como:

El derecho a saber qué categorías de información personal recopilamos, usamos y divulgamos.
El derecho a acceder a elementos específicos de información personal que conservamos sobre usted.
El derecho a solicitar la corrección o supresión de determinada información personal, sujeto a las excepciones legales.
El derecho a excluirse de la «venta» o «compartición» de información personal para publicidad conductual intercontextual, cuando corresponda.
El derecho a limitar el uso o divulgación de información personal sensible, cuando corresponda.
El derecho a no ser objeto de discriminación ilegal por ejercer sus derechos.

No vendemos información personal, y no «compartimos» información personal para publicidad conductual intercontextual, tal como esos términos se definen comúnmente en las leyes tipo CCPA.

Los registros educativos de los estudiantes también pueden estar sujetos a protecciones adicionales. Aunque CovCyber Institute es una organización privada de formación y no es una «escuela» en el sentido de la ley federal Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) en la mayoría de los contextos, nos esforzamos por tratar los registros estudiantiles con un cuidado comparable, y las normas FERPA pueden aplicarse cuando tratemos datos en nombre de una institución educativa cubierta o de un programa de desarrollo de la fuerza laboral financiado sujeto a requisitos similares.

Si usted es residente de un estado de EE. UU. con una ley integral de privacidad, puede disponer de algunos o todos los siguientes derechos, sujetos a las excepciones aplicables:

Solicitar acceso o una copia de la información personal que conservamos sobre usted;
Solicitar la supresión de determinada información personal;
Solicitar la corrección de información personal inexacta;
Recibir información sobre las categorías de información personal que recopilamos, usamos y divulgamos;
Oponerse a ciertos tipos de tratamiento cuando corresponda (por ejemplo, publicidad dirigida o ciertos tipos de perfilado); y
Apelar una decisión cuando rechacemos una solicitud, cuando ese derecho esté previsto por la ley.

Para enviar una solicitud, utilice nuestro Formulario de Solicitudes de Privacidad o contáctenos a través de los datos de contacto de nuestra página Contacto, describiendo claramente su solicitud y el estado en el que reside. Es posible que debamos verificar su identidad antes de responder y responderemos dentro del plazo exigido por el derecho aplicable.

7b. Usuarios en la UE/EEE, Reino Unido y otras jurisdicciones de tipo RGPD

Si el RGPD, el UK GDPR o leyes similares se le aplican, puede disponer de los siguientes derechos, sujetos a las condiciones y limitaciones previstas por la ley:

Derecho de acceso a los datos personales que conservamos sobre usted.
Derecho de rectificación de los datos personales inexactos o incompletos.
Derecho de supresión («derecho al olvido») en determinadas circunstancias.
Derecho a la limitación del tratamiento en determinadas circunstancias.
Derecho a la portabilidad de los datos, cuando sea técnicamente factible.
Derecho de oposición a ciertos tipos de tratamiento, incluida la mercadotecnia directa o el tratamiento basado en intereses legítimos.
Derecho a retirar su consentimiento cuando el tratamiento se base en su consentimiento.
Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de su país o región.

Para ejercer estos derechos, contáctenos utilizando los datos proporcionados en nuestra página Contacto, o envíe una solicitud a través de nuestro Formulario de Solicitudes de Privacidad. Revisaremos y responderemos a su solicitud conforme al derecho aplicable.

7c. Usuarios en la India

Para los usuarios ubicados en la India, los datos personales pueden tratarse conforme a las leyes indias aplicables de protección de datos y de tecnologías de la información, incluida la Digital Personal Data Protection Act, 2023 («Ley DPDP») tal como esté implementada. Usted puede disponer de derechos de acceso y puede solicitar la corrección, actualización o supresión de determinados datos personales, sujetos a los requisitos legales y de conservación aplicables.

CovCyber Institute no opera actualmente una entidad contratante india separada; cuando la ley india se aplique no obstante a nuestro tratamiento de sus datos personales, trabajaremos de buena fe para respetar sus derechos bajo esa ley.

Para ejercer sus derechos bajo la ley india o plantear quejas, contáctenos a través de nuestra página Contacto e indique que su solicitud se refiere a la región de la India para que pueda ser dirigida adecuadamente, incluso a un responsable de quejas designado cuando la ley lo exija. Responderemos dentro del plazo exigido por el derecho aplicable.

8. Seguridad, resiliencia de tipo DORA y gestión de incidentes

Utilizamos medidas técnicas y organizativas razonables diseñadas para proteger la Plataforma y la información que tratamos contra el acceso no autorizado, la pérdida, el uso indebido o la alteración. Aunque ningún servicio en línea puede garantizar una seguridad absoluta, nuestro objetivo es diseñar la Plataforma según las expectativas modernas de seguridad y, cuando corresponda, los principios de resiliencia del tipo del Reglamento de Resiliencia Operativa Digital de la UE («DORA»).

Las medidas pueden incluir controles de acceso basados en roles, seguridad a nivel de fila (RLS) en la base de datos, cifrado en tránsito, segregación de entornos, registro y supervisión, revisión de proveedores y revisión periódica de nuestra infraestructura y dependencias. También mantenemos procedimientos diseñados para ayudarnos a detectar, evaluar y responder a incidentes de seguridad sospechados. Cuando la ley lo exija, le notificaremos y/o notificaremos a las autoridades pertinentes sobre determinadas brechas de datos sin demora indebida.

9. Conservación de los datos

Conservamos la información personal durante el tiempo necesario para proporcionar la Plataforma, apoyar su solicitud, matrícula, cursos y servicios profesionales, cumplir con nuestras obligaciones contractuales y legales, resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos. Los períodos de conservación varían según el tipo de dato y el contexto en el que se recopiló.

Pueden aplicarse períodos de conservación más largos a los registros estudiantiles, expedientes académicos, certificaciones, registros financieros y datos tratados bajo WIOA o normas similares de programas de fuerza laboral, cuando la ley aplicable, los acuerdos de subvención o las obligaciones de auditoría exijan que nosotros (o nuestros WDO inquilinos y financiadores) conservemos registros durante períodos de varios años.

Cuando la información ya no sea necesaria, podemos eliminarla o anonimizarla, sujeto a cualquier requisito legal, reglamentario o contractual de conservación más prolongada.

10. Cookies y tecnologías similares

La Plataforma utiliza cookies y tecnologías similares (como el almacenamiento local) para soportar funcionalidades esenciales tales como la gestión de sesiones, la seguridad y las preferencias del usuario. Cuando se activen herramientas adicionales de análisis o seguimiento de terceros, las utilizaremos de forma diseñada para respetar los requisitos de consentimiento aplicables (por ejemplo, mostrando nuestro banner de cookies/consentimiento en determinadas regiones).

Hoy, la Plataforma utiliza principalmente cookies y tecnologías similares para:

Funcionalidades esenciales como autenticación, gestión de sesiones y seguridad;
Recordar preferencias básicas como idioma, tema o disposición; y
Análisis limitados para comprender la fiabilidad y el uso de la Plataforma, sujeto a su consentimiento cuando se requiera.

Cuando aparezca nuestro banner de cookies/consentimiento, puede aceptar, rechazar o personalizar las categorías no esenciales. Sus preferencias se registran y pueden cambiarse en cualquier momento a través de los controles del banner o de la configuración de su cuenta.

Según su navegador, también puede controlar o bloquear determinadas cookies a través de la configuración del navegador. Hacerlo puede afectar a algunas funcionalidades de la Plataforma.

11. Privacidad de menores

La Plataforma está destinada a adultos de 18 años o más. No permitimos a sabiendas que personas menores de 18 años creen cuentas ni se matriculen en programas a través de la Plataforma. No recopilamos a sabiendas información personal de niños menores de 13 años, y gestionamos la Plataforma de manera coherente con la Children's Online Privacy Protection Act de EE. UU. («COPPA») y leyes comparables.

Si cree que un menor nos ha proporcionado información personal sin el consentimiento apropiado, contáctenos a través de nuestro Formulario de Solicitudes de Privacidad para que podamos tomar las medidas adecuadas para eliminar la información y cerrar cualquier cuenta asociada.

12. Cambios a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Cuando lo hagamos, revisaremos la fecha de «Actualizado» en la parte superior de esta página y podremos proporcionar aviso adicional dentro de la Plataforma cuando corresponda. Su uso continuado de la Plataforma tras una actualización indica que ha leído y entendido la política actualizada.

13. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad, sobre cómo gestionamos la información personal, o si desea ejercer sus derechos de privacidad bajo leyes como el RGPD, las leyes tipo CCPA, la Ley DPDP india o marcos similares, contáctenos a través de nuestra página Contacto, o envíe una solicitud directamente mediante nuestro Formulario de Solicitudes de Privacidad.

A efectos de las leyes de protección de datos que reconocen un «responsable del tratamiento», el responsable es CovCyber Institute. Cuando se accede a la Plataforma a través de un subportal de WDO, la organización WDO identificada en los propios avisos y acuerdos de ese inquilino puede actuar como responsable independiente o conjunto para determinados datos. Si no está seguro de qué entidad es responsable de su información, puede contactarnos a través de nuestra página Contacto y dirigiremos su solicitud adecuadamente.

Cuando la ley local nos obligue a designar un representante, responsable de quejas o contacto de protección de datos específico (por ejemplo, un responsable de quejas en la India o un representante en la UE/Reino Unido), facilitaremos esos datos a petición o en un anexo regional de esta Política de Privacidad.

Cuando usted nos contacte para ejercer sus derechos de privacidad, es posible que debamos verificar su identidad antes de responder. Responderemos dentro de los plazos exigidos por el derecho aplicable y le informaremos si necesitamos información adicional. Algunos derechos pueden estar sujetos a limitaciones o excepciones legales; si no podemos satisfacer una solicitud en su totalidad, le explicaremos las razones en la medida en que la ley nos lo permita.

Esta Política de Privacidad se proporciona únicamente con fines informativos y contractuales y no constituye asesoramiento legal. Debe consultar a su propio asesor legal para entender cómo estos conceptos se aplican a su situación particular o a sus obligaciones reglamentarias.